¿Qué son Comunicaciones Unificadas?
Comunicaciones Unificadas se refiere a un sistema telefónico que integra múltiples métodos de comunicación dentro de una empresa.
Por ejemplo, tu empresa probablemente se comunica de varias maneras: llamadas telefónicas, videoconferencias, mensajería instantánea, correo electrónico, SMS, fax, y muchos otros canales de comunicación.
Una solución de comunicación unificada reúne todas las formas en que su empresa se comunica y les permite «hablar» entre sí para que puedan trabajar juntos en un solo sistema, lo que hace que su empresa sea mucho más eficiente.
Al igual que su teléfono inteligente es un dispositivo único que realiza muchas funciones, una solución de Comunicaciones Unificadas combina su:
- Sistema de teléfono comercial
- Mensaje de voz
- Mensaje instantáneo
- Charla
- Fax
- Puente de llamada de conferencia
- Videoconferencia
- IVR
- Y más.
Una solución de comunicación unificada también puede integrarse con:
- Aplicaciones web
- Medios de comunicación social
- Herramientas de negocio como su sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM).
¿Cuáles son los beneficios de las Comunicaciones Unificadas?
Las Comunicaciones Unificadas ofrecen una ventaja competitiva para las empresas que necesitan un solo sistema para administrar múltiples herramientas y plataformas.
Muchas empresas están optando por las soluciones de comunicación unificada en lugar de los sistemas telefónicos tradicionales porque es una mejor manera de asegurar su inversión en el futuro y mantenerse al día con los avances en tecnología.
Más específicamente, aquí están algunos de los principales beneficios que las Comunicaciones Unificadas tienen para ofrecer a las empresas:
- Eficiencia mejorada
- Costos reducidos
- Aumento de los ingresos
- Mejor servicio al cliente.
¿Qué términos necesita saber al ver las soluciones de las Comunicaciones Unificadas?
Antes de salir y comenzar a buscar una nueva solución de Comunicaciones Unificadas para su negocio, hay algunas cosas que debe saber para evitar confusiones cuando está hablando con proveedores de tecnología. Comprender estos términos básicos de la industria es esencial para evaluar sus opciones y determinar lo que realmente necesita su negocio.
Así que aquí están los términos principales que probablemente verá cuando compre un nuevo sistema telefónico:
PBX (Private Branch Exchange)
El término «PBX» significa Private Branch Exchange. Un PBX es simplemente un sistema telefónico para su negocio.
Un PBX recibe todas las llamadas que su oficina recibe del mundo exterior y las dirige a los distintos escritorios de sus empleados. Por lo tanto, elimina el costo de arrendar varias líneas telefónicas a una compañía telefónica.
Un PBX también conecta las llamadas de un empleado a otro dentro de su oficina, por lo que no necesita una línea telefónica externa para llamadas internas, lo que ahorra aún más en su factura telefónica mensual.
IVR (Respuesta de voz interactiva)
La respuesta de voz interactiva, o IVR, también puede denominarse «Operadora automática» y es una de las características más populares del sistema telefónico en la actualidad.
Cuando llamas a un negocio y un asistente automático responde:
«Gracias por llamar a -Nombre de la Empresa-. Si conoce la extensión de su grupo, puede marcarla en cualquier momento o presionar…» o «para hablar con un operador…».
Eso es un IVR.
Esta característica del sistema telefónico te ahorra dinero al manejar tareas repetitivas que de otra manera requerirían el tiempo y la atención de un ser humano. Solo piensa cuánto podría aumentar la productividad de la oficina simplemente eliminando la necesidad de responder y transferir llamadas.
Comunicaciones Unificadas (UC)
Como se mencionó anteriormente, piensa en las Comunicaciones Unificadas (UC) como un sistema telefónico con esteroides.
Al igual que su teléfono inteligente es un dispositivo único que realiza muchas funciones, una solución de Comunicaciones Unificadas combina su:
- Sistema de teléfono comercial
- IVR
- Mensaje de voz
- Mensaje instantáneo
- Charla
- Fax
- Puente de llamada de conferencia
- Videoconferencia
- Y más…
También puede integrarse con:
- Aplicaciones web
- Medios de comunicación social
- Herramientas de negocio como su sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM).
Comunicaciones Unificadas como Servicio (UCaaS)
Un método de implementación para entregar UC a organizaciones a través de la nube.
Tradicionalmente, UCaaS ha servido principalmente a empresas más pequeñas que tienen departamentos de TI pequeños o no. Sin embargo, a lo largo del tiempo, las empresas medianas están empezando a adoptar UCaaS.
UCaaS es considerado por la mayoría como el futuro de la tecnología de comunicaciones.
VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet)
El protocolo de voz sobre Internet (VoIP) es la transmisión de llamadas telefónicas a través de Internet, en lugar de utilizar líneas telefónicas tradicionales.
VoIP es más asequible, especialmente para llamadas internacionales y otras llamadas de larga distancia. También permite a las empresas reducir su infraestructura de TI al eliminar la necesidad de mantener redes de voz y datos separadas.
Movilidad
Movilidad es un término para integrar tu teléfono fijo de escritorio con su teléfono móvil. Básicamente, crea una experiencia de comunicación perfecta, ya sea que esté en su escritorio o en la carretera.
Con la movilidad, nunca volverás a perder una llamada importante.
Usando un solo número de teléfono, los clientes pueden llamarte a tu escritorio, teléfono móvil o teléfono residencial, según la forma en que establezcas tus reglas o preferencias de llamadas.
Cuando llama a un cliente o proveedor, el número de teléfono de su oficina aparece en tu identificador de llamadas, independientemente del teléfono desde el que esté llamando. Esto crea lo que comúnmente se conoce como una vista «unificada» de su negocio.
Además, puedes transferir una llamada desde tu escritorio a tu teléfono móvil a mitad de la llamada, por lo que ya no estarás atado a una ubicación.
Todo esto se traduce en una experiencia profesional para tu negocio cuando se comunica con los clientes y le permite trabajar donde quiera y como quiera.
BYOD (Traiga su propio dispositivo)
El término BYOD es un término de jerga que se ha modificado a una de las tendencias más actuales y los mayores desafíos de TI en las comunicaciones de negocios.
Digamos que el director de ventas de tu compañía está conectado a su iPhone, pero varios de sus ingenieros prefieren usar sus teléfonos Android, y todos quieren usar los dispositivos tanto para uso personal como laboral.
¡No hay problema! Los días de emisión de un dispositivo móvil corporativo dedicado han terminado.
Las soluciones modernas en Comunicaciones Unificadas pueden operar de manera segura en una variedad de plataformas móviles, tabletas e incluso teléfonos domésticos. Esta flexibilidad móvil le permite a tu equipo acceder a aplicaciones críticas para el negocio desde sus dispositivos personales preferidos.
Cuando puede integrarse con los gadgets favoritos de tu equipo, ayuda a que el trabajo sea más flexible y aumente la productividad.
Además, tus empleados apreciarán no tener que cargar con varios teléfonos móviles u otros dispositivos, mientras ahorras en costes de tecnología.
API (interfaz de programación de aplicaciones)
Una interfaz de programación de aplicaciones (API) te permite personalizar tu sistema telefónico y, por lo tanto, puedes ser una de las características más importantes a considerar en tu próximo sistema telefónico.
Una API le permite a un desarrollador de software ampliar la funcionalidad de su sistema telefónico al integrarlo con otras aplicaciones comerciales de terceros, como tu software de CRM preferido como Salesforce o Dynanics.
En última instancia, esto significa que puede aumentar la productividad de los empleados, mejorar el servicio al cliente y obtener más vida de la inversión en su sistema telefónico.